なぜあなたの残業は減らないのか:4つの提案

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やまだゆう(@yamaday0u)です。

今回は、いつも残業しているという方に向けて「なぜあなたの残業は減らないのか」というテーマで記事を書きました。

結論:アタマを使っていないから

過激な表現になりますが、これが根本的な原因だと思います。

ぼくの定義になりますが、アタマを使っていないとは、仕事が生み出す価値を理解していない状態を指します。

アタマを使うためにどのような視点を持てばよいか、お伝えします。

1.既存の仕事のやり方に疑う

まず、既存の仕事のやり方を疑ってみましょう。

今の仕事のやり方は、以前の環境で構築された方法で、技術が進歩した今ならより少ない手間ヒマで同じ成果を出す方法があるかも知れません。

あるいは、既にやる必要のない仕事に成り下がっているかもしれません。

その仕事はどんな価値を生み出していて、本当に今のままのやり方でないとその価値を生み出せないのか?

この視点でその仕事を見てみましょう。

2.無限大ではなく無減代で仕事をする

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ライフネット生命保険株式会社の創業者、現・立命館アジア太平洋大学(APU)学長である出口治明さんが自身の著書『知的生産術』の中で「無減代」という仕事術を紹介されています。

「無限大」という考え方を捨てて、「無減代」にあらためることが大切です。「無減代」とは、

  • 無=なくす(無視する)
  • 減=減らす
  • 代=代用する

のことで、日東電工株式会社の柳楽幸雄会長(現・相談役)に教えていただいた言葉です。(『知的生産術』より引用)

仕事にかかる時間もスタッフも無限大であり、努力をすればするだけ、いい成果が出るという「無限大」の考え方ではなく、

「この仕事は何のためにやるのか」を突き詰めて考え、省略できる作業をできるだけ省略していく「無減代」の考え方で仕事をすれば、仕事にかかる工数を減らして残業時間を減らすことができます。

具体的には、

  • そもそもやる必要のない仕事や価値を生まない仕事は無くす
  • 無くすのが無理なら余計な工程はないか検証して減らす
  • 既にあるもので代用できないか検証する。

こういったことをどの仕事でも一度考えてみることです。

これは個人的に一番効果のあった方法なので、オススメです。

3.もっと時間をかければクオリティが上がるはず、という思い込みを疑う

『パレートの法則』をご存知でしょうか?

イタリアの経済学者であるパレートさんが発見した法則で、「ある事象の2割が、全体の8割を生み出しているという状態を示す経験則」のことです。

もっと身近な表現に言い換えると、アウトプットの80%はインプットの20%が生み出している、という法則です。

80%の成果を出すには20%の時間があれば達成できますが、100%の成果にする( = 残りの20%を増やす)ためには、さらに80%の時間、つまりそれまでの4倍の時間が必要になります。

仕事の生産性という観点から見るともっと恐ろしいことが明らかになります。

仕事の生産性はアウトプット / インプットで算出されます。

最初の80%のアウトプットは20%のインプットで出せるため、仕事の生産性は80 / 20 = 4です。

残りの20%のアウトプットは80%のインプットをかける必要があるため、仕事の生産性は20 / 80 = 1 / 4になります。

要するにアウトプットを80%から100%に上げていく過程は、それまでと比べて仕事の生産性がわずか16分の1になってしまうというわけです。

今あなたがやっている仕事は、80%から100%に近づくための作業になっていないでしょうか?

そもそも100%でないといけない仕事でしょうか?

たいていの仕事は80%の出来で十分です。

仕事を始める前に、その仕事に必要なゴール = 80%の成果はどのくらいか見極めて定義すれば、余計なインプットの時間をなくすことができます。

関連記事として働く時間(インプット)を最小化しよう:『ゆるく考えよう(ちきりん著)』も書いていますので、ご参照ください。

4.「めんどくさい」という感情を大切にしよう

「めんどくさい」という言葉にどのような印象がありますか?

怠惰で、ダメなイメージがあると思いますが、この「めんどくさい」という感情が、仕事の生産性を上げて残業を無くしていく原動力になります。

たとえば、これまで手作業でやっていた仕事をExcelのマクロによる自動化するなど、「めんどくさい」を取り除いてくれる仕組みを構築すること。

この努力は怠ってはいけません。

今後このめんどくさいことをやらなくていいと思えば、努力できるはずです。

最後に

「残業を減らしたら残業代がもらえなくなってしまう。多少残業で時間を取られても残業代がもらえることの方が重要だ」なんて意見もありそうです。

しかし、残業を減らして空いた時間にやりたい遊びをやって経験を積んだり、スキルアップのための勉強をしたりすることが今もっとも重要なことです。

転職する気はなく今の会社にいるつもりでも、黒字の大企業ですらリストラを実施する時代です。

いつリストラになってもおかしくないので、スキルアップしていつでも転職をする準備ができている方が精神衛生上もよいと思います。

だからアタマを使って仕事の生産性を上げて、常に勉強する時間を確保していく必要があるのではないでしょうか?

 

(トップ画像:mrkaushikkashishによるPixabayからの画像)