【地方公務員必見】あなたの仕事を早くする方法3選

アクションプラン 仕事 思考

やまだゆう(@yamaday0u)です。

今回は、主に地方公務員の方たち向けに「あなたの仕事を早くする方法3選」というテーマです。

ぼくは現在地方公務員として働いており、来年の2022年1月からはITエンジニアとしてキャリアをスタートさせる予定です。

転職する前に、ぼくと同じように地方公務員として働いている方たちに向けてなにか参考になるものを共有したいと思い、この記事を残します。

なぜ仕事を早くする必要があるのか

まず問題提起です。

なぜ仕事を早くする必要があるのでしょうか?

もっと沢山の仕事を進めたり、残業を無くしてワークライフバランスを充実させたりするため、というのはもちろんあります。

しかし、地方公務員にとって「仕事を早くすること」の大切さはもっと別のものにあります。

それは

「公務員の仕事のリソースはすべて税金から賄われているから」

です。

税金を意識して働いていますか?

公務員に支払われる残業代はもちろん、職場の電気代や紙代、印刷代などの費用はすべて税金がかかっています。

つまり、市民から見れば漫然と残業することは絶対に許せないものなわけです。

この点に、ぼくの問題意識がありました。

以前いた部署では残業が当然で、管理職は改善しようともしていませんでした。

ぼくから見れば、非常に些末で成果に影響のない部分にやたらと時間を費やし、余計な残業を発生させているように見えました。

市民のために働いているとはいえ、成果にはほとんど影響のないところに労力を使って余計な残業を発生させ、人件費がかさんでいる状態は憤りを感じる程でした。

じゃあ残業代を申請するのはやめる、というのは業務改善の問題意識を職場から無くしてしまうことにつながるため絶対にやめるべきですし、単純にブラックです。

仕事を早くする考え方

具体的な方法に入る前に、仕事を早くするための考え方について話します。

それは「求められる成果はなにか=ゴールは何かを考える」ことです。

この考え方って特別でもなんでもなくて、民間だろうが役所だろうが関係なく共通して考えるべきことですよね。

ゴールは何かを考えることで、次のことが判別することができるようになります。

  • やるべきこと
  • やらなくてもいいこと

公務員の仕事は法律や条例、規則など守らなければならないルールが多いですが、目の前の仕事のゴールは何かを考えることで、案外慣習的にやっているものが少なくないことに気が付きます。

この慣習的にやっているものをやめられないか、あるいは簡略化(=工程を少なくする)できないかを検討して実行してみれば、驚くほど仕事が早く終わるようになります。

また、仕事に創意工夫が生まれるので、仕事が今より楽しくなるという副次的な効果もあります。

 

仕事を早くする方法3選

それではいよいよ仕事を早くする方法を紹介します。

1.時間を制限する

Peggy und Marco Lachmann-AnkeによるPixabayからの画像)

要するに、「定時で絶対に仕事を終わらせる」と誓うことです。

時間をインプット、仕事の成果をアウトプットと考えると、インプットを制限することで、限られたインプットで最大限のアウトプットを出すためにどうすればよいか、強制的に考えさせられます。

先程述べた「求められる成果はなにか=ゴールは何かを考える」ことにつながります。

定時で仕事を終わらせるために今日何をどこまで進めれば「必要十分」か考えることにつながります。

この「必要十分」という言葉は、ぼくのお気に入りで、仕事をする上で1つの指針としています。

仕事で「必要十分」というのは少し手抜きなイメージがあるかもしれません。

仕事はもっと細かいところにこだわってできるだけ「完璧」なものを仕上げるべきだと思う人もいるでしょう。

もちろんエンタメやアートなどのようなクリエイティブ系の仕事は完璧を目指すべきでしょうが、大半の非クリエイティブ系の仕事ではむやみに目指すべきものではありません。

ぼくに言わせれば、労働契約で決められた就業時間内に仕事を終わらせられないくせに仕事に完璧を求めるのは傲慢だと思います。

まずは必要十分なクオリティで就業時間内に仕事を終わらせられるようにして、それでも時間が余るようになってから完璧を求めていくのが筋だと考えています。

ちなみに時間(インプット)を制限するという方法は、社会派ブロガーのちきりんさんの『自分の時間を取り戻そう―――ゆとりも成功も手に入れられるたった1つの考え方』を参考にして自分の仕事に取り入れたところ、大いに効果があったので最初に紹介しました。

定時で終わらないときは

もう一つ補足として、どうしても定時で仕事を終わらせられないことがあると思います。

そういうときは、事前に決めた「今日は何をどこまでやるか」リストをクリアしたらその日の仕事は終わりにしましょう。

そう決めることで、残業中にあれもこれもやりたくなるという誘惑に打ち勝つ事ができます。

2.辞書登録機能を活用する

悲しいかな、地方公務員の仕事はパソコンでWordやExcel、業務システムなどに手入力する作業が多いです。

とはいえ結構同じ言葉を入力することが多いので、辞書登録機能を使って入力にかかる作業を短くすることで仕事が早くなります。

おまけに入力ミスをする機会も減るので、修正する時間も短縮できます。

ぼくの場合、郵便番号を入力することがよくあるので、町名を入れたら7桁の郵便番号に変換されるように辞書登録しています。

3.マウスは引き出しにしまう

最後におふざけのような方法になりますが、これも仕事を早くする上でかなり効果があります。

ぼくの職場はノートPCを使っているのでその前提で話します。

マウスをしまったら、代わりにノートPCに付いているタッチパッドを使うことになると思いますが、これがまあ使いにくい!

タッチパッドの設定速度を速くしたところで、マウスの操作性に比べたらやはり劣ります。

そこで登場するのが「ショートカットキー」です。

公務員の職場で高価なMacを使っているところなんて無いでしょうからWindowsを使っていることを想定して話します。

コピー&ペースト(ctrl + c / v)くらいは使っている人も多いでしょう。

でもウィンドウを閉じるショートカットキーやブラウザ(Chromeなど)で使えるショートカットキー、WordやExcelで使えるショートカットキーなどは知っていますか?使っていますか?

「そんなん知らし、覚えられんわ!」という人も多いでしょうが、これも「時間を制限する」の項目で話したインプット・アウトプットに通ずるところがあります。

マウス操作というインプットを制限することで、よりアウトプット(この場合はPCの作業)が出しやすいショートカットキーというインプットに置き換える動機づけがされます。

ショートカットキーは検索すればいくらでも情報サイトが出てきます。とりあえずぼくが見つけたサイトを載せておきます。

ショートカットキー一覧[完全版]- パソコン仕事が爆速になるWindows、Office、Googleのキー操作 286選(できるネット)

終わりに

以上、あなたの仕事を早くする方法3選というテーマで書いてきました。

公務員の仕事って本当に無駄が多くて大変ですよね。

なんとなく今のやり方じゃだめだと思いつつ、変えようとするとまた大変そうで結局現状維持となりやすいのが公務員の職場環境だと思います。

従来の仕事のやり方に妙なこだわりを持っている先輩職員がいるといよいよ行動を起こしづらくなります。

今回紹介したのは自分ひとりだけで完結できる仕事のやり方ばかりなので、取り入れやすいと思います。

これは知らなかったよ!という方法があったらぜひ試してみてください💡

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