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やってはいけない書類管理の方法とベストな管理の方法

LIFE

yamaday0uです。

新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに社会のデジタル化が大きく進みましたよね。

今までは書類でやりとりしていたことがWebサービス上で完結できることが増えました。

とはいえ、会社や役所のような職場や確定申告など書類で管理しなければいけない場面はまだまだあります。

ぼく自身、前職は市役所で働いており、たくさんの書類を管理してきました。

同時に、トライアンドエラーを繰り返して、効率的な書類管理の方法を磨き上げてきました。

というわけで今回は、公務員時代に学んだ「やってはいけない書類管理の方法」と「ベストな書類管理の方法」をお伝えしていきます。

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結論

早速ですが結論です。

やってはいけない書類管理の方法は以下の3つです。

  • 机などに平積み
  • 封筒に入れて保管
  • クリアファイルに入れて保管

そして、ベストな管理の方法はこちらです。

  • 穴開きバインダー×ポケットファイルで縦置き保管

それでは順番に説明していきます。

やってはいけない書類管理

1.平積み

Ag KuによるPixabayからの画像)

これはよく分かると思いますが、書類を平積みにしてしまうと、下にある書類を取り出すときに上の書類をいちいちどかさないといけません。

整理整頓ができない人の書類は、だいたい机の上で山のように平積みされている印象です。

これでは順番がばらばらになってどの書類がどこにあるかわからなくなります。

まずは平積みをやめてみる。

2.封筒に入れたまま保管する

これもよくやってしまいがちですが、封筒で届いた書類を封筒に入れたまま保管するのは実はNGです。

理由は書類を確認するときにいちいち封筒から出して、折られた書類を開く手間が生じることと、同じ見た目の封筒が増えると、どの封筒に何が入っているかわからなくなるからです。

なので封筒で届いた書類は必ず封筒から出して、開いた状態で保管する方が良いです。

余計な封筒は捨てましょう。

3.クリアファイルに入れる

これは少し意外かもしれません。

なぜクリアファイルに入れて保存するとなぜダメなのかというと、クリアファイルがいくつもあるとどのクリアファイルに何が入っているのかわからなくなり、検索性が低くなるためです。

以下のようなインデックス付きのクリアファイルであればまだ良いですが、基本的にクリアファイルは書類をかばんに入れるときに折れ曲がったりしないように使うものだと考えましょう。

クリアファイルは持ち運び用と心得よ。

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キーワードは「検索性」

書類を管理するときに絶対に考えておきたのが「検索性」です。

検索性とは、ある書類を使いたいときにどれだけ素早く手元に出せるかということです。

どの書類がどこにあるのかすぐに分かり、1分と経たずに取り出せるくらいが理想です。

その書類を保管しているのは、あとで必要になるからです。

いつでもすぐに取り出せる状態を作るべきです。

ベストな書類管理の方法

バインダーに入れて背表紙が見えるように立てて並べる。

最初にも結論を出しましたがこれがぼくが思うベストな管理の方法です。

以下のような穴開きバインダーとポケットファイルを使ってカテゴリーごと、明細ごとに保管します。

バインダーの良いところは、棚からバインダーを引っ張り出さなくてもどんな書類が入っているかが背表紙を見るだけで判別できる点です。

もちろんバインダーの背表紙にどんな書類が保管しているのか、カテゴリ名などを記載しているのが前提です。

さらにベターなのは、紙じゃなくて良い書類はスキャンしたり写真を撮ったりしてデータ化して書類の数を極限まで減らすことです。

このようにすれば、人によってはバインダー1つで書類管理が完結してしまうかもしれません。

ぼく自身、紙で管理する必要のない書類は写真を撮って、Google Driveに保管して、原本は捨ててしまっています。

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終わりに

というわけでやってはいけない書類整理法とベストな管理の方法をお伝えしてきました。

スマートな書類管理をして無駄なストレスから解放されましょう!

トップ画像:OpenClipart-VectorsによるPixabayからの画像

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